Wat maakt dat iemand zich vaak ziek meldt?

Gemiddeld is de ziekmeldingsfrequentie in Nederland rond de 1 ziekmelding per jaar. Er zijn echter genoeg werknemers die nooit verzuimen en andere werknemer verzuimen twee keer of vaker. Frequent verzuim of regelmatig verzuim wordt vaak aangeduid wanneer een medewerker zich drie keer of meer per jaar ziek meldt. Deze definitie ligt niet wettelijk vast. Elke organisatie wil meer handvatten te geven om grip te krijgen op frequent verzuim, zodat langdurig verzuim voorkomen wordt. Het is belangrijk voor werkgevers om regelmatig verzuim serieus te nemen en de nodige stappen te ondernemen om de oorzaken te achterhalen en oplossingen te vinden. Als werkgever moet je weten hoe je met frequent verzuim om moet gaan. Het is namelijk mogelijk dat een onderliggend probleem de oorzaak is. En frequent verzuim kan uiteindelijk overgaan in langdurig verzuim. En dat kost de organisatie erg veel geld. Sensio is er trots op met twee unieke trainers om een bijscholing aan te bieden om het gesprek over frequent verzuim te voeren. Eerst wat informatie over het belang van het serieus nemen van frequent verzuimers. 

Frequent verzuim is voorspeller van lang verzuim
UMCG onderzoekster Petra Koopmans heeft in 2009 de resultaten van haar promotie-onderzoek gepresenteerd waaruit blijkt dat de helft van de frequent verzuimers in langdurig verzuim belandt. Dit onderzoek heeft ze gedaan bij ArboNed onder 54.000 werknemers. Haar conclusie was dat van de werknemers die zich vier keer of vaker per jaar ziek melden bij hun werkgever, de helft in langdurig verzuim komt in de vier jaren erna. Dit is met name bij psychische aandoeningen een reëel risico. Belangrijke conclusie is dus dat we als verzuimprofessionals niet alleen op langdurig verzuim alert moeten zijn maar ook op kort en frequent verzuim. 

Herhalend frequent verzuim
Nog los van de voorspellende waarde op toekomstig lang verzuim constateert Petra Koopmans ook dat er vaak sprake is van herhalend frequent verzuim. Namelijk 61 procent van deze groep werknemers heeft opnieuw een jaar met frequent verzuim, ten opzichte van 16 procent in de vergelijkingsgroep.  Haar onderzoek laat zien dat vooral verzuim wegens psychische klachten een hoge herhaalkans heeft.

Psychische klachten
Ook de huidige praktijk laat zien dat psychische aandoeningen een belangrijke oorzaak voor langdurige arbeidsongeschiktheid is. Petra Koopmans kwam in 2009 al tot de conclusie dat duur van bijvoorbeeld een depressieve periode in Nederland vergelijkbaar is met die in andere landen, maar dat de duur van het ziekteverzuim in Nederland langer is. Met actief casemanagement moet hier nog zeker winst te behalen zijn. 

Neem frequent verzuim serieus!
Frequent verzuim kan een medische oorzaak hebben maar ook een werk gerelateerde oorzaak. Als er in de jaren voorafgaand aan de verzuimmelding ook al sprake is van frequent verzuim dan heeft de organisatie kansen laten liggen om het goede gesprek niet eerder al aan te gaan. De werk gerelateerde oorzaak kan, onder andere, een arbeidsconflict zijn, een te hoog ervaren werkdruk of onvrede met de taken die bij de functie horen.  In het gesprek over het verzuim is het van belang om te achterhalen waar het probleem zit waarom de werknemer zich vaak afwezig meldt. Soms zit het probleem wat dieper, zoals persoonlijke problemen of stress op het werk. Het voeren van een goed open gesprek zonder vooroordelen kan helpen dit naar boven te halen. En een goed open gesprek kan ervoor zorgen dat mensen bewuster omgaan met het ziekmeldgedrag. 

Snelle triage bij de ziekmelding
Geef ook in het verzuimprotocol duidelijke voorlichting over de regels zijn rondom ziekmeldingen en dat de leidinggevende altijd mag vragen wanneer de werknemer verwacht om terug te zijn en dat een taakgedelegeerde casemanager onder auspiciën van de bedrijfsarts snel contact opneemt met de medewerker. In verband met de AVG mag een leidinggevende namelijk niet zelf vragen naar de precieze oorzaak van het verzuim. Wel wil je snel meer inzicht en zeker als er vaak ziekmeldingen zijn.

Keuze wie het ‘inzetbaarheids’ gesprek voert
Natuurlijk kan een leidinggevende wel vragen hoe iemand denkt over zijn of haar verzuim en of ze het nog naar hun zin hebben op het werk. Een tip is om het gesprek over verzuim niet een frequent verzuimgesprek te noemen. In veel organisaties wordt dit het inzetbaarheidsgesprek genoemd. Binnen het verzuimbeleid kiest de organisatie wie het inzetbaarheidsgesprek voert. Een leidinggevende heeft al veel taken te doen; verzuim komt daar vaak bij. En veel leidinggevenden vinden het moeilijk om het gesprek aan te gaan over frequent verzuim. De casemanager of HR-professional kan ook deze gesprekken voeren en de leidinggevende hierbij betrekken. 

Belangrijk is dat er een tijdige signalering is van het frequent verzuim dus dat ook al het verzuim door de leidinggevende gemeld wordt! En als leidinggevende zelf het gesprek voert, ontwikkel dan een gesprekskaart voor het inzetbaarheidsgesprek en laat dit ook worden vastgelegd in het verzuimsysteem. Ook van de medewerker mag overigens een actieve rol worden verwacht om tot een duurzame werkhervatting te komen.

Input voor een gesprekskaart frequent verzuim:

• Start altijd met het tonen van oprechte belangstelling hoe het met medewerker gaat en of de werknemer het naar zijn zin heeft op het werk;
• Kom vervolgens op het onderwerp inzetbaarheid en toets of werknemer zich bewust is dat werknemer geregeld er niet is. En vraag wat de organisatie kan doen om de werknemer daarbij te helpen.  
• Belangrijk bij het gesprek is om ‘oordeel loos’ te communiceren. 
• Voorkom dat het gesprek niet medisch wordt. Als een medewerker medische informatie wil gaan delen, leg dan uit dat dit niet bij de werkgever thuis hoort maar dat ze dat wel met een bedrijfsarts mogen bespreken. Vanuit de werkgeversrol houd je het gesprek dusdanig dat de medewerker weer op de werkmogelijkheden uitkomt.
• Leg het doel van het gesprek uit dat organisatie werknemer wil ondersteunen bij het verhogen van de inzetbaarheid. 
• Uiteindelijk draait het om het voorkomen of een oplossing te zoeken voor het regelmatige verzuim
• Bespreek ook wat het verzuim betekent voor de collega’s en het werk.
• Bespreek wat de medewerker nodig heeft om het verzuim in de toekomst te voorkomen. En wat organisatie kan doen om daarbij te helpen. 
• Vraag de medewerker om te vertellen wat hij belangrijk vindt om niet meer regelmatig te verzuimen.
• Leg deze afspraken vast.

Bijscholing: Regie op Frequent Verzuim
Sensio Opleidingen is er trots op in het nieuwe jaar een bijscholing te bieden ‘Regie op Frequent Verzuim’. Je leert in 1 dag hoe je de gesprekken over frequent verzuim kunt verbeteren! Twee geweldige trainers Nicole van het Bolscher en Marianne van Munster leren je hoe je dit gesprek voert, met de juiste mindset en houding. Je ontdekt hoe je op een open en empathische manier achterhaalt wat er écht speelt bij de medewerker. Vanuit een holistische blik, met oog voor de medewerker als geheel, ga je in gesprek en leer je de kernoorzaak van frequent verzuim te achterhalen.  Het op de juiste manier leren doorvragen is een belangrijke vaardigheid voor jou als casemanager. Wat maakt dat iemand zich ziekmeldt? Met de werksituatie, de privé omstandigheden van de medewerker of met een diversiteit aan elkaar beïnvloedende factoren? Tijdens deze unieke bijscholing krijg je volop de kans om te oefenen.

Meer informatie kijk op Regie op Frequent Verzuim.

Vriendelijke groet,

Marjol Nikkels

Recente artikelen:

Informatieblad handhaving wet dba

Onjuistheden bij de wia beoordelingen